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WARBURTONS HISTORIA EXITOSA

Acceso y distribución seguros de todos los informes SAP HCM rápidamente en toda la empresa

WARBURTONS, DE UN VISTAZO

Warburtons fue fundada en 1876 por Thomas y Ellen Warburton y sigue siendo una empresa familiar y de propiedad privada, gestionada activamente por la quinta generación de Warburtons. Warburtons, la empresa panadera más grande del Reino Unido, con 12 fábricas, 13 almacenes y 4.500 empleados, ha doblado su tamaño en la última década y se ha convertido en una organización que genera 500 millones de libras al año. Warburtons produce más de un cuarto de todos los productos de panadería que se consumen en el Reino Unido. Las entregas son un aspecto de esencial del servicio de Warburtons (18.500 clientes minoristas semanales) y, para garantizar que se llevan a cabo sin complicaciones, dispone de varios sistemas de TI potentes y cualificados, incluido SAP® ERP. Warburtons decidió mejorar su implementación de SAP HCM con Query Manager™ de EPI-USE Labs. Esta solución impulsaría la eficiencia de la generación de informes de SAP HCM, permitiría un rápido acceso a todos los datos de SAP HCM y cumpliría con las necesidades informativas de su empresa.




  • Sede central, 12 fábricas y 13 almacenes

  • 4.500 empleados • Dos cálculos de nómina: semanal y mensual

  • SAP HCM implementado en 2002

  • Actualización a ECC 6.0 EhP2 a comienzos de 2007

  • Módulos: FI/CO, SD, MM, PM, HR, PY, QM, PP, WM, SR

QUÉ NECESITABA WARBURTONS

La empresa necesitaba una solución de generación de informes de fácil implantación, que lograra acceder de forma rápida y segura a toda la información de SAP HCM, y que la distribuyera automáticamente al departamento relevante de Warburtons para que tomara las medidas necesarias.

EL DESAFÍO DE LA GENERACIÓN DE INFORMES OPERATIVOS DE SAP


Problema: Generación inadecuada de los informes de SAP HCM

La solución Ad-hoc-Query y el programa de CC-nóminas de SAP, además de sus informes personalizados, no satisfacían las necesidades empresariales de Warburtons. La generación de informes era un proceso manual y complejo. La empresa obtenía los datos que necesitaba, pero invertía mucho tiempo en cada ciclo para extraer y revisar los datos fuera de SAP. Este proceso resultaba costoso, implicaba un alto riesgo y dependía de personal clave, que poseía los conocimientos técnicos necesarios para manipular los informes. Además, no podía satisfacer algunos requisitos clave, como la generación de informes entre varios módulos en todas las fuentes de datos de SAP HCM

Solución: Generación completamente automática de informes de SAP HCM

Query Manager ha transformado radicalmente los mecanismos de generación de informes de SAP HCM. Ahora se puede acceder a todos los datos de SAP HCM y es posible realizar distintas combinaciones de informes en todas las fuentes de datos. La automatización ha sido una de las mayores ventajas para Warburtons, ya que permite que la planificación y la distribución de informes se realice en tan solo 10 minutos en el primer día de cada mes, así como que los informes diarios estén automatizados al 80 %. Asimismo, para seleccionar o dar formato a la información basta con arrastrarla y soltarla, los infotipos personalizados están disponibles de manera automática, y las tablas personalizadas pueden añadirse con facilidad.

Problema: Excesiva inversión de tiemp

El informe mensual de personal, que mostraba en el mismo informe el efectivo de personal, el equivalente a tiempo completo (FTE), el salario y las horas extra, significaba ejecutar dos extractos (con Ad-hoc-Query y el programa de CC-nóminas), combinar los datos en Excel y añadir un cálculo (FTE). Se tardaba más de dos horas en producir el informe y distribuirlo cada vez que esta información era necesaria. Solo este informe se ejecutaba más de 80 veces al año, por lo tanto, en la ejecución y manipulación de un solo informe se invertían más de 160 horas al año.

Solución: Generación rápida y sencilla de informes de personal

Los informes de personal ahora se ejecutan y se envían en 5 minutos, a diferencia de las 2 horas necesarias anteriormente. Su creación se realiza en solo 30 minutos y se ejecuta siempre que sea necesario. Siempre se pueden adaptar estos informes: se pueden añadir campos, incluir distintos tipos de horas extra o actualizar los gastos de automóvil. Ahora, realizar el ajuste y las pruebas tan solo lleva 2 minutos, lo cual permite un ahorro aproximado de 170 horas al año

Problema: Reconciliación semanal de cálculo de nómina

Para la reconciliación semanal de cálculo de nómina se necesitaba una hora por fábrica a la semana. Se combinaban dos extractos de nómina con un extracto de datos maestros y se efectuaba un cálculo para confirmar que los importes de brutos a netos reales, frente a los presupuestados y planificados, estaban en orden. Para las 12 fábricas, este proceso suponía un día y medio de trabajo a la semana, o más de 620 horas al año

Solución: Reducción del tiempo de cálculo de nómina

El informe de reconciliación del cálculo de nómina, que se ejecuta semanalmente para cada fábrica, tardaba dos horas en incluirse en Query Manager. Sin embargo, actualmente su ejecución tarda únicamente media ahora a la semana para las doce fábricas, lo que permite un ahorro de 592 horas al año únicamente con este informe.

Problema: Dependencia externa muy costosa

La elaboración de los informes en ABAP resultaba costosa y exigía desde pruebas detalladas a posibles revisiones que, en algunos casos, daba como resultado entregas lentas.

Solución: Informes externos innecesarios

Ya no se necesitan informes personalizados (Z) desde la instalación de Query Manager. Los analistas de apoyo empresarial redactan los informes directamente para evitar especificaciones complicadas y tiempos de espera prolongados hasta que los desarrolladores estén disponibles. De este modo, la empresa obtiene lo que desea, cuando lo desea. Query Manager ha facilitado la gestión de los informes de excepciones, dado que los datos que faltan se identifican y se muestran rápidamente.

Problema: Pruebas de actualización de los informes de SAP HCM

Siempre que se aplicaba un paquete de actualizaciones o mejoras en el sistema ERP eran necesarias pruebas de regresión que confirmaran si los informes personalizados funcionaban correctamente.

Solución: Query Manager está a prueba de actualizaciones

Query Manager actualiza automáticamente las Queries y notifica a Warburtons en caso de que aparezca un error, que solucionará el equipo de soporte de EPIUSE Labs

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HRBSM

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Cálculo de nómina

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Pensiones

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Bonificaciones

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Total de informes activos

A QUIÉN HEMOS AYUDADO

Grupo Empresarial IFM

Warburtons-Historia-Exitosa

Aeropuerto de Zurich

BENEFICIOS DE QUERY MANAGER

Enormes ahorros en tiempos
Gran flexibilidad en la creación de informes
Desarrollos a medida "Z" ya no son necesarios
Posibilita el auto-servicio de los gestores de HR
Menos presión para TI, p. ej. eliminación de Infoset personalizados
Consola de Informes Centralizada
Implementación rápida - menos de un día
Autorizaciones SAP actuales respetadas
Solo necesita dos días de formación