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Klosterfrau Healthcare Group

Klosterfrau entscheidet sich aus Tradition zur Innovation für Query Manager for SAP HCM

Über Klosterfrau Healthcare Group

Von der Gründung durch die Klosterfrau Maria Clementine Martin im Jahre 1826 ist das Unternehmen Klosterfrau bis heute zu einem führenden Anbieter im Bereich der Selbstmedikation herangewachsen. Heute ist die Klosterfrau Healthcare Group eines der bedeutendsten deutschen Pharmaunternehmen und kann auf eine fast 200-jährige Geschichte zurück blicken. Von der Unternehmenszentrale in Köln aus werden Herstellung und Vertrieb von über 220 Produkten gelenkt. Die Klosterfrau Healthcare Group ist ein unabhängiges und traditionsreiches Unternehmen. Die Qualität ihrer Mitarbeiter, deren Motivation und Engagement sind genauso zentraler Bestandteil des Unternehmenserfolges, wie dessen Prämisse Tradition zu bewahren und gleichzeitig Innovation zu fördern.





  • "Ziel ist es, dass alle regelmäßigen Auswertungen, sowohl den verantwortlichen Führungskräften, als auch den betreffenden Mitarbeitern der Personalabteilung über Query Manager zur Verfügung gestellt werden."

    Ingo Sarnecki, MCM Klosterfrau


ANFORDERUNGEN DES KUNDEN

Die Anforderungen der Klosterfrau an ein Reporting Tool waren schnell definiert. Um die Systemintegrität und den Datenschutz zu gewährleisten, wollte man sich auf keine SAP externe Lösung einlassen, sondern favorisierte eine vollständig in die SAP HCM Landschaft integrierte Lösung. Wichtig waren dabei auch, dass die Lösung das vorhandene SAP HCM Berechtigungskonzept vollständig übernimmt und nicht aushebelt. Des Weiteren sollte der Zugriff auf möglichst alle Datenbereich des SAP HCM und die Verknüpfung dieser Daten in einer Abfrage möglich sein. Und das alles gepaart mit einfachster Bedienung, sodass möglichst viele Mitarbeiter mit der neuen Lösung arbeiten können.

LÖSUNGEN & VORTEILE FÜR DEN KUNDEN


Klosterfrau nutzt ein eigenständiges SAP HCM System getrennt von der SAP ERP Instanz. Das Reporting basierte vor der Implementierung des Query Managers auf der Nutzung der SAP-Standardreports, der Ad-Hoc und SAP-Query, sowie auf kundenspezifische Reports, die von einem externen Dienstleister programmiert wurden. Diese wurden allerdings aus Kosten- und Budgetgründen nur selten beauftragt.

Aufgrund der Komplexität einiger Queries entschied sich Klosterfrau für ein Key-User-Prinzip im HR-Reporting. Das bedeutete, dass SAP-HCM Benutzer, die nicht als Key-User bestimmt waren, von vornherein keine Berechtigung auf die entsprechenden Transaktionen bekamen. Dieses Szenario schützte Klosterfrau zwar vor fehlerhaften Reports, schränkte allerdings die Flexibilität im HR-Reporting massiv ein und nahm einen Großteil der Ressourcen der Key-User in Anspruch.

Eine weitere Belastung für die Key-User waren die im SAP Standard fehlende Flexibilität und Variabilität in den Auswertungsmöglichkeiten. So mussten beispielsweise bei Auswertungen, die mehrere Datenquellen benötigen (z.B. Abrechnungsergebnis Entgelt, Zeitsalden und Informationen aus Infotypen) bis zu 4 verschiedene SAP-Reports (incl. Ad-hoc-Query) erstellt werden, um diese im Anschluss in MS Access zusammenzuführen und auswerten zu können. Der damit verbundene Aufwand zur Erstellung und Fehlerkorrektur war enorm.

Nach einer kurzen Sondierung des Marktes fiel die Entscheidung relativ schnell pro Query Manager von EPI-USE Labs, da dieser im Gegensatz zu anderen Anbietern alle Datenbereiche im SAP HCM abdeckt und nahezu beliebig in einer Query verknüpfen kann. Zudem punktet der Query Manager mit einer sehr einfachen Bedienung und Administration.

Mit der Einführung des Query Managers haben sich die Prozesse des HCM-Reporting bei Klosterfrau gravierend verändert. Da mit dem Query Manager fast jede Reporting-Anforderung ohne ABAP-Programmierung umgesetzt werden kann, verzichtet Klosterfrau nahezu vollständig auf externe Programmierungen. Das Szenario, mehrere Auswertungen laufen zu lassen und diese ggf. über Access zusammenzuführen entfällt genauso, wie die damit verbundenen Aufwände zur Fehlerkorrektur und -überprüfung. Hinzukommt, dass fortan jeder Mitarbeiter der Personalabteilung Zugriff auf den Query Manager und damit die Möglichkeit zum Auswerten bestimmter Daten hat. Dabei hilft das Rollenkonzept des Query Manager, das Klosterfrau erlaubt, zusätzlich zu den ohnehin geltenden SAP HCM Berechtigungen, eigene Rollen für die Nutzung des Query Manager an die Mitarbeiter zu vergeben. So können auch nicht SAP-affine Nutzer Zugang zum Query Manager bekommen und dort für sie hinterlegte Vorlagen ausführen.

Für dieses Szenario hat Klosterfrau im Query Manager Desktop die Registerstruktur genutzt und thematisch geordnet. Anschließend wurde den Personalmitarbeitern, nach thematischer Zuständigkeit, Zugriff auf die entsprechenden Reiter mit den darin liegenden Reportvorlagen gegeben. Für eine weitere große Zeitersparnis sorgt die Funktionalität des Query Managers Listen problemlos als Kreuztabelle oder Summenlisten darstellen zu können oder auch Formelfelder, mit einzelnen Berechnungen, direkt in der Query einzubinden zu können. Auf diese Weise fallen zum einen eine Vielzahl der im SAP Standard anfallenden Nacharbeiten einfach weg und zum anderen werden diese automatischen, direkt im System generierten Berechnungen auch bei der Wirtschaftsprüfung sehr gerne gesehen, da hier keine externen Schritte mehr dazwischen liegen.

Seit September 2014 setzt Klosterfrau den Query Manager nun in nahezu allen Bereichen des SAP HCM Reporting ein. Diese neu aufgesetzte Reportingstruktur soll zukünftig weiter ausgebaut und verfeinert werden. Der größte Fokus liegt dabei auf dem Reporting der Daten aus dem Org.- Management (Planstellenentwicklung etc.), da der Query Manager gerade in diesem Bereich eine große Bandbreite an Reportingmöglichkeiten bietet (z.B. 20 Org.-Ebenen auswertbar).

Des Weiteren soll der Query Manager ab 2016/2017 in den dann vollständig aufgesetzten MSS integriert werden. Ziel ist es, dass alle regelmäßigen Auswertungen, sowohl den verantwortlichen Führungskräften, als auch den betreffenden Mitarbeitern der Personalabteilung über Query Manager zur Verfügung gestellt werden. Eine Vielzahl davon soll über die SAP Jobsteuerung eingebunden und so automatisiert werden. So versendet der Query Manager die Auswertungen in der gewünschten Form (Excel, PDF, TXT, u.a.) und gewählten Periode automatisch via SAP Mail, externer Email oder MSS und Klosterfrau kann weitere Ressourcen im HR-Reporting einsparen und anderweitig einsetzen.

ZUFRIEDENE KUNDEN

Papierfabrik August Koehler SE

Klosterfrau Healthcare Group

Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf

Flughafen Zürich AG

VORTEILE VON QUERY MANAGER

Enorme Zeiteinsparungen
Flexibilität bei der Reporterstellung
Nutzen Sie vordefinierte Berichte oder erstellen Sie in wenigen Minuten eigene Abfragen
Profitieren Sie von zusätzlichen Berichten unserer aktiven Online Community
Verwalten Sie alle Abfragen und Ergebnisse auf einem Bildschirm
Kundeneigene ABAP-Berichte nicht mehr notwendig
Übernimmt automatisch die SAP HCM Standardberechtigungen
Schnelle Implementierung in weniger als einem Tag
Nur zwei Tage Schulung notwendig